Politica de confidențialitate

PROMO DIVISION S.R.L.. cu sediul în București, Str. Dragoș Vodă, nr. 44-46, sector 2, înregistrat la Registrul Comerţului București sub nr. J40/44/2015, CUI RO 33941343, în calitate de operator al site-ului www.agrafa.ro asigură confidențialitatea datelor cu caracter personal colectate și prelucrate în activitatea sa.

I.  Categorii de date cu caracter personal ce pot fi prelucrate:

Datele cu caracter personal pe care le prelucrăm pot include:

• Date de identificare: nume, prenume, naționalitate, sexul, data de naștere funcția;
• Informații de contact: adresa de domiciliu/reședință, adresa profesională, număr de telefon, număr de fax și adresă de e-mail;
• Informații comunicate în mod voluntar de către dumneavoastră în funcție de activitatea pe care o desfășurați (ex: instrucțiuni acordate, plăți efectuate, solicitări);
• Alte date cu caracter personal, dacă se dovedesc relevante faţă de raporturile contractuale dintre noi, cum ar fi contul bancar.

Informațiile colectate pot include, pe lângă date cu caracter personal, și informații precum: tipul browser-ului, paginile vizitate sau conținutul examinat, timpul de folosire a unui element concret și/sau secțiunile Site-urilor la care aveți acces, inclusiv informațiile căutate de utilizatori, timpul și datele de accesare, precum și alte statistici.

În situația în care vom colecta în vederea bunei desfășurări a relaţiei noastre de colaborare, anumite categorii speciale de date cu caracter personal, respectiv codul numeric personal („CNP”), seria și numărul cărţii de identitate, respectiv numărul pașaportului, aceste categorii speciale de date vor fi colectate:
a) prelucrare este necesară pentru încheierea sau executarea contractului încheiat între dumneavoastră și PROMO DIVISION SRL;
b) în cazurile în care există obligația legală de prelucrare a acestor categorii de date;
c) prelucrarea este obligatorie în scopul apărării unui drept legitim în instanțele de judecată.
d) în celelalte situații, pe baza consimțimântului prealabil expres oferit de dumneavoastră.

II. Cum sunt colectate datele dvs. cu caracter personal

Colectarea datelor cu caracter personal cu privire la persoana dumneavoastră poate avea loc prin intermediul acestui site-ului, astfel:

• În cazul în care solicitați în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați un produs sau serviciu din partea PROMO DIVISION SRL;
• În cazul în care solicitați în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați oferte/ informaţii/lămuriri din partea PROMO DIVISION SRL;
• În cazul în care prestați sau vă oferiți să prestați în nume personal sau în numele societății pe care o reprezentați servicii pentru PROMO DIVISION SRL;
• În cazul în care PROMO DIVISION SRL intenţionează /solicită să achiziţioneze un produs sau serviciu de la dumneavoastră sau de la societatea pe care o reprezentați;
• În cazul în care ne comunicați sau societatea pe care o reprezentați ne comunică voluntar, din orice motiv, datele dumneavoastră cu caracter personal.

Totodată, este posibil ca în anumite împrejurări să colectăm date cu caracter personal cu privire la dumneavoastră de la o sursă terță. 

III. Temieurile prelucrării datelor cu caracter personal

• Prelucrarea este necesară în vederea încheierii și executării comenzii/contractului la care sunteți parte în nume personal sau în numele societății pe care o reprezentați;
• Prelucrarea este necesară în vederea respectării unei obligații legale;
• Prelucrarea este efectuată în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit;
  Prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime ale PROMO DIVISION SRL sau ale unui terț, cu excepția cazurilor în care interesele sau drepturile și libertățile dumneavoastră fundamentale prevalează asupra acestor interese;
• Prelucrare este necesară pentru îndeplinirea unei sarcini care servește unui interes public.

În cazurile în care dispozițiile legale aplicabile impun consimțământul dumneavoastră prealabil și explicit pentru prelucrarea unor categorii speciale de date, vom prelucra datele respective doar în temeiul consimțământului dumneavoastră prealabil și explicit.

În orice moment, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul. Retragerea consimțământului dumneavoastră nu va afecta legalitatea prelucrării pe baza consimțământului de dinaintea retragerii acestuia. În vederea retragerii consimțământului dumneavoastră pentru orice prelucrare asupra căreia ați consimțit în prealabil ne puteți contacta pe adresa de e-mail [email protected] sau să ne trimiteți o notificare la adresa sediului social mai sus menționat.

În cazul în care vă retrageți consimțământul, PROMO DIVISION SRL nu va mai prelucra datele dumneavoastră și va lua măsurile corespunzătoare pentru ștergerea oricăror înregistrări cu datele dumneavoastră cu caracter personal. Totuși, în cazul în care prelucrarea este strict necesară în vederea efectuării activităţii angajate de PROMO DIVISION SRL, iar prelucrarea s-ar putea baza pe alte temeiuri legale prevăzute de legislația în vigoare, PROMO DIVISION SRL va proceda la prelucrarea respectivă și vă va informa în acest sens.
 

IV. Scopul prelucrării datelor cu catacter personal

1. Încheierea contractelor de vânzare – cumpărare, furnizare servicii cu dvs. în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați.
2. Furnizarea produselor sau serviciilor comandate/contractate către dvs. în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați;
3. Validarea, expedierea, facturarea și întocmirea documentelor de plată a comenzilor/serviciilor către dvs. în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați;
4. Rezolvarea anulărilor sau a problemelor de orice natură referitoare la comandă/contract, la serviciile/produsele comandate de dvs. în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați;
5. Soluționarea eventualelor litigii în fața instantelor (de drept comun sau arbitrale), recuperarea debitelor;
6. Comunicarea cu dumneavoastră prin mijloace de comunicare precum poștă, serviciul de curierat, telefon, fax, poștă electronică;
7. Prelucrarea datelor ca obligație impusă de lege (de ex. păstrarea unor evidențe);
8. Menținerea la un nivel corespunzător a relației contractuale cu dvs. în nume personal sau pentru societatea pe care o reprezentați;
9. În orice scop aferent/auxiliar oricărora dintre cele de mai sus sau orice alt scop pentru care datele dumneavoastră cu caracter personal ne-au fost furnizate.  
    

V. Partajarea datelor cu caracter personal

Dacă sunteți clientul/furnizorul nostru putem divulga datele cu caracter personal către:
a) serviciilor externalizate ale societăţii, care asigură buna desfășurare a activităţii noastre;
b) instituțiile publice, conform obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare;
c) avocați, executori judecătorești, notari publici în cazul în care partajarea este impusă pentru apărarea drepturilor noastre legitime;
d) orice terț căruia îi cesionăm/novăm orice drepturi sau obligații;
e) serviciile poștale și de curierat cu care colaborăm.

PROMO DIVISION SRL va păstra controlul asupra datelor dumneavoastră cu caracter personal și va lua măsuri de protecție, conform legii aplicabile, pentru a asigura integritatea și securitatea datelor dumneavoastră cu caracter personal în momentul solicitării respectivilor prestatori de servicii.

Altfel, vom putea divulga datele cu caracter personal doar în situația în care ne acordați permisiunea, când ni se impune prin lege sau cereri ale organelor judiciare sau oficiale să procedăm în acest sens.

VI. Date cu caracter personal pe care ni le furnizați cu privire la alte persoane fizice

În situația în care ne furnizați date cu caracter personal cu privire la o altă persoană fizică trebuie să vă asigurați că aveți dreptul de a ne divulga aceste date cu caracter personal și că, fără a mai lua alte măsuri, putem colecta, folosi și divulga acele date cu caracter personal.

În special, trebuie să vă asigurați că persoana fizică în cauză are cunoștință de aspecte precum: identitatea noastră, modul în care ne poate contacta, scopurile în care colectăm, practicile noastre de divulgare a datelor cu caracter personal; drepturile persoanei fizice cu privire la datele cu caracter personal și dreptul de a depune plângeri cu privire la gestionarea datelor cu caracter personal.

VII. Securitatea datelor cu catacter personal prelucrate

Societatea noastră implementează măsuri tehnice și organizatorice pentru păstrarea confidențialității și securității datelor dumneavoastră cu caracter personal conform procedurilor noastre interne cu privire la stocarea, divulgarea și accesarea datelor cu caracter personal. Datele cu caracter personal pot fi păstrate pe sistemele noastre tehnologice de date cu caracter personal și/sau în format tipărit, în spații special amenajate la nivelul fiecărui departament sau în funcție de specificul activității fiecăruia.

VIII. Transferul datelor cu caracter personal în strănătate

În mod obișnuit, societatea noastră nu transferă date cu caracter personal în alte țări, dar dacă va fi nevoită să recurgă la un astfel de transfer, ne vom asigura că aceste transferuri internaționale sunt efectuate sub rezerva unor măsuri de protecție corespunzătoare sau potrivite conform Regulamentului General privind Protecția Datelor (UE) 2016/679 sau altor legi aplicabile.
 

IX. Durata păstrării datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi păstrate atât pe durata derulării relațiilor noastre contractuale, cât și ulterior, în conformitate cu politicile noastre interne și obligațiile legale care ne revin.
În cazul în care datele nu sunt colectate în contextul unui contract, aceste date vor fi păstrate atât timp cât este necesar pentru atingerea scopului colectării datelor preconizate.
În cazul în care se vor identifica date care nu mai sunt necesare, acestea se vor anonimiza sau se vor șterge.
Datele pentru păstrarea cărora există temei legal vor fi arhivate, cu respectarea garanțiilor privind securitatea datelor.

X. Drepturile pe care le aveți în ceea ce privește prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal

În conformitate cu reglementările aplicabile, aveți următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces la datele cu caracter personal – puteți obține informații referitoare la prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal și o copie a acestor date cu caracter personal; accesul dumneavoastră a datele prelucrate poate fi exercitat numai în măsura în care nu se aduce atingere drepturilor și libertăților altor persoane;

2. Dreptul la rectificarea datelor cu caracter persona – în cazul în care considerați că datele dumneavoastră cu caracter personal sunt inexacte sau incomplete, puteți solicita modificarea corespunzătoare a acestor date cu caracter personal;

3. Dreptul la ștergea datelor cu caracter personal (”dreptul de a fi uitat)” – puteți solicita ștergerea datelor dumneavoastră cu caracter personal, în măsura obligațiilor prevăzute de legislația în vigoare;

Cu toate acestea, nu se va proceda la ștergerea datelor atunci când prelucrarea este necesară pentru:
- exercitarea dreptului la liberă exprimare și la informare;
- respectarea unei obligații legale care prevede prelucrarea în temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern care se aplică societății sau pentru îndeplinirea unei sarcini executate în interes public;
- pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

În plus, atunci când am făcut publice în vreun context datele a căror ștergere se solicită și solicitați ștergerea datelor de la orice destinatari, vom lua măsuri rezonabile pentru a informa destinatarii datelor cu privire la o astfel de solicitare.

4. Dreptul de a restricționa prelucrarea – puteți solicita limitarea prelucrării datelor dvs. cu caracter personal strict la prelucrările cu care sunteți de acord și/sau strict la prelucrările necesare în scopul constatării, exercitării sau apărării unui drept în instanță sau pentru protecția drepturilor unei alte persoane fizice sau juridice sau din motive de interes public important al Uniunii sau al unui stat membru;

Restricționarea se aplică atunci când:
- contestați exactitatea datelor, pentru o perioadă care ne permite să verificăm exactitatea datelor;
- prelucrarea este ilegală, iar dumneavoastră vă opuneți ștergerii datelor cu caracter personal, solicitând în schimb restricționarea utilizării lor;
- societatea noastră nu mai are nevoie de datele cu caracter personal în scopul prelucrării, dar dumneavoastră ni le solicitați pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță;
- v-ați opus prelucrării, conform prevederilor legale ce reglementează dreptul la opoziie, pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale noastre prevalează asupra celor ale dumneavoastră.

5. Dreptul de opoziție – puteți să vă opuneți, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării în temeiul art. 6 alin. 1 lit. e) și f) din Regulementul nr. 679/2016, precum și, în cazul prelucrării datelor în scopuri de marketing direct, în acest ultim caz, fără a fi nevoie de motivare și justificare.
În această situație, noi nu vom mai putea prelucra datele cu caracter personal, cu excepția cazului în care vom demonstra existența unor motive legitime și imperioase care justifică prelucrarea și care prevalează asupra intereselor, drepturilor și libertăților dumneavoastră sau că scopul prelucrării este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

6. Dreptul la notificarea destinatarilor privind rectificarea, ștergerea ori restricționarea datelor cu caracter personal: destinatarul căruia i-au fost divulgate datele dumneavoastră cu caracter personal va fi informat cu privire la orice rectificare sau ștergere a acestora precum și cu privire la orice restricționare a preluării efectuate.

7. Dreptul la portabilitatea datelor – aveți dreptul de a solicita ca datele cu caracter personal pe care ni le-ați furnizat să vă fie returnate sau, dacă este posibil, să fie transferate către un terț operator în cazul în care prelucrarea datelor s-a efectuat fie in baza consimtamantului dumneavoastra, iar prelucrarea datelor cu caracter personal s-a efectuat prin mijloace automate. Acest drept poate fi exercitat, numai in masura in care prelucrarea datelor furnizate a fost efectuata exclusiv prin mijloace automate si doar acolo unde extragerea acestor date este fezabila din punct de vedere al capacitatilor tehnice folosite de Operator.

8. Dreptul de a nu fi supus unor decizii automatizate, inclusiv crearea de profiluri care produc efecte juridice sau care vă afectează semnificativ – aveți dreptul ca datele dumneavoastră cu caracter personal să nu fie prelucrate în contextul luării unor decizii automatizate.

Prelucrarea datelor pentru luarea de decizii automatizate este permisă când:
- este necesară pentru îndeplinirea obiectului de activitate al societății și/sau încheierea sau executarea unui contract între dumneavoastră și PROMO DIVISION SRL;
- este autorizată prin dreptul Uniunii sau dreptul intern care se aplică PROMO DIVISION SRL și care prevede, de asemenea, măsuri corespunzătoare pentru protejarea drepturilor, libertăților și intereselor legitime ale dumneavoastră; sau
- v-ați exprimat acordul explicit pentru astfel de prelucrare.

În cazul în care doriți să vă exercitați drepturile enumerate mai sus, vă rugăm să trimiteți o scrisoare la adresa sediului social menționată mai sus sau prin e-mail la următoarea adresă: [email protected].

În conformitate cu regulamentul aplicabil, în situații în care veți constata că v-au fost încălcate drepturile dumneavoastră cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal, pe lângă drepturile de mai sus, aveți dreptul să depuneți o reclamație la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal cu sediul în București, Bd. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1. 

XI. Informarea dvs. privind breșele de securitate

Societatea noastră va notifica breșele de securitate a căror notificare este obligatorie (susceptibile să genereze un risc pentru drepturile și libertățile persoanelor vizate) către autoritatea de supraveghere a prelucrării datelor cu caracter personal.

În cazurile în care notificarea autorității este obligatorie, aceasta va fi făcută „fără întârziere”, de principiu nu mai târziu de 72 de ore de la data la care operatorul a luat la cunoștință de existența breșei.

La pregătirea notificării, operatorul va urmări să protejeze confidențialitatea informațiilor oferite de dumneavoastră sens în care vor oferi autorității detalii despre categoriile și numărul persoanelor afectate, fără însă a compromite confidențialitatea datelor primite.

În cazul apariției unei breșe de securitate, vom proceda la informarea dumneavoastră pentru a putea adopta măsuri de protecție, de principiu nu mai târziu de 72 de ore de la data la care am luat la cunoștință de existența breșei.

Informarea dumneavoastră va fi realizată numai dacă incidentul de securitate este susceptibil să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile dumneavoastră. Informarea se va face printr-o comunicare adresată printr-un mijloc de comunicare corespunzător (poștă electronică, SMS etc.).

Cu titlu de excepție, doar în situația în care contactarea directă presupune un efort disproporționat, se poate face o informare publică.

Garantăm că veți fi informat despre orice evoluții noi legate de incident și despre măsurile pe care le vom lua în legatură cu acesta, consultându-vă pentru a limita consecințele incidentului și pentru a preveni reapariția acestuia.

XII. Modalități de contact. Dispoziții finale

Ne puteți contacta în legătură cu orice întrebări sau solicitări printr-un e-mail transmis la adresa [email protected]. sau să ne transmiteți o scrisoare transmisă la adresa sediului social indicată mai sus.
Cea mai recentă actualizare a Politicii de Confidențialitate a fost realizată la data de 24.05.2018 și ne rezervăm dreptul de a o modifica periodic pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe această pagină versiunea modificată a Politicii de Confidențialitate.